1、分公司需刻制分公司公章（不再刻制业务章、合同章）、财务专用章、发票专用章、财务主管私章、分公司负责人私章，分公司所有印章必须报经营销财务部审批后方可刻制。上述印章全部由分公司财务妥善按照规定保管和使用，上述印章不得借于其他人员携带外用，如因特殊情况确信带出外用的，报经分公司财务主管同意后，由财务主管亲自或指定财务人员带出使用。

2、分公司银行帐户预留印鉴为分公司财务专用章及分公司财务主管私章；分公司财务专用章由财务主管负责保管使用；分公司财务主管私章、发票专用章及支票由出纳负责保管使用。分公司公章由分公司财务主管保管使用。

3、分公司所有的费用开支必须经过适当审核及审批后方可开支。财务主管按照分公司财务制度或其他规定进行审核，对于不符合规定或制度的开支，财务主管有权拒绝付款或向营销财务部汇报情况；分公司经理为审批人，具体的审批程序如下：

对外付款：申请人填写用款申请单――分公司经理签名――财务主管审核――出纳付款（出纳开出支票或汇单，加盖财务主管私章，再由财务主管加盖财务专用章）。

日常费用报销：报销人在费用单据（发票、收据等）上签名――分公司经理签名――财务主管审核――出纳报销。（注：业务费报销标准参照营销财务部专项规定）

三、备用金管理

1、分公司所有人员备用金在当地分公司借取（在总部仍借有备用金的人员应尽快还清备用金借款，转在分公司借取备用金）；分公司人员在离职之前必须归还其借取的备用金；分公司经理对分公司备用金借取进行控制，并对其后果进行负责；如分公司人员未还清备用金而擅自离职造成公司损失的，按损失部分扣罚分公司工资总额或奖金。

2、分公司人员备用金借款标准如下：分公司经理、财务主管和编内业务员不得超过5000元，编外业务员、出纳及会计不得超过2000元，司机不超过1000元，一般分公司办公室人员及未满3个月试用期的业务员不得借取备用金；出纳在报销差旅费用时应根据3

3、个人的备用金借取情况进行控制，如已超过备用金限额，则出纳需强制返纳。

备用金借取手续：借取人填写借款借据―――分公司经理审批―――财务主管复核―――出纳借出备用金（借取人需签收）。

四、大额开支财务审批制度

1、分公司除日常办公所需的低值易耗品如纸张、笔、色带、晒鼓、纯净水等之外的其他办公及固定资产设施如汽车、空调、冰箱、电视、橱具、饮水机、电脑、打印机、传真机、沙发、椅凳、电话等大额固定设施均需报请总部审批后方可购置；分公司装修费用、办公和住宿租金也均需报请总部审批后方可与对方订立合同；以上设施购买及费用开支审批程序如下：

分公司申请――分公司财务主管审核――人事行政部行政科审核――财务管理部部长审批。

2、分公司有关仓租费用、装卸费用、配送费用等费用支出需报请总部审批后方可签订合同实施；具体审批程序如下：

分公司申请―――分公司财务主管审核―――物流管理部审核―――营销财务部部长审批。

五、货款结算方式：

1、银行汇票或银行承兑汇票（背书银行承兑汇票均可接受）。

2、支票转帐或电汇；对于现款现汇客户，分公司应向开户银行确认资金到帐情况；对于信用客户，分公司在发货前应确认赊销控制在信用额度之内。

3、现金结算，原则上应提请或协助客户将现金存入或汇往分公司指定收款帐号；特殊情况可由出纳直接收取，但必须出具现金收据（现金收据一式三联，一联作为客户服务专员开单凭证，客户和出纳各留存一联）。

六、往来对帐制度

1、与开户银行对帐

分公司财务每月必须与每个往来银行对帐一次以上，每个帐户每月如有未达帐项，则必须编制银行余额调节表。

2、与中转仓对帐

分公司财务每月应核对收发存帐与仓库帐，有差异的应及时调整。

3、与客户对帐

分公司每月必须与所有客户对帐及欠款余额确认，主管业务员为与客户对帐及确认责任人，在每月财务结帐后持相关客户往来帐项与客户对帐；

分公司财务在每月结帐后应及时打印所有客户的往来帐项转交给相关业务员，在对帐过程中需协助业务员与客户对帐。

如业务员未能按时与客户对帐或未将余额确认函返回分公司财务；分公司财务主管有权在授权处罚金额内视乎具体情况对业务员进行扣罚（需报营销财务部备案）。

如客户故意或屡次不与分公司对帐及确认余额；分公司财务主管有权扣留其返利、激励等，情节严重的，经与分公司经理协商后停止其发货。

4、与总公司对帐

总部每月将向各省分公司发出对帐单要求分公司进行核对并确认余额；分公司应按照分公司实际收到的货物和资金进行确认。

往来差异处理

5、对于在往来对帐中发现的差异，如属于正常的差异或差错，由分公司自行调整帐务；如属于盘赢、盘亏、坏帐等特殊情况的，应书面报请营销财务部审批后再作帐务处理。

七、资产盘点制度和设备登记制度

1、存货（包括正品、沉淀箱、配件、促销品等）每年全面盘点2次，每月抽查1次，并编制存货盘点表。

2、出纳备用金每月盘点1次，由财务主管或会计监盘，并编制备用金盘点表。

分公司固定资产及办公设备由专人台帐登记，每年盘点1次，由财务主管或会计监盘，并编制填写盘点表。

3、具体盘点时间由分公司自行掌握，但盘点次数不得少于上述规定次数。

八、发票返纳及扣罚

对于预付款项，分公司财务应及时提醒和督促相关经办人及时返纳f.a票；经办人在预付款项付出之后应及时返纳相关单据（f.a票或收据），对于自付款后两个月未返纳f.a票的，由分公司财务每月按未返纳金额的10％扣罚责任人，直至扣完未返纳金额为止。

九、总公司送货单传递及送货核对

1、总公司送货至分公司中转仓时，中转仓仓管员应就实际入仓数签收送货单，如有货物短缺及损坏情况，应在送货单上注明。中转仓仓管员收货后，应填制入库单一式两联，一联仓库保管，一联送分公司财务入帐。

2、经分公司申请，总公司直接将货物送至分公司客户，司机应要求分公司客户就实际收到货物情况签收送货单（需加盖单位公章或其他有效印章），客户如发现货物短缺及损坏情况，应在总公司送货单上注明。物流管理部应要求运输车队司机将签收后的送货单其中一联带至或特快转递至分公司财务，一联交总公司物流管理部结算运费。

3、总公司物流管理部应按每月15日、28日两个截至期分两次与各省分公司财务核对总部送货数；对于存在的差异数应跟踪分析，并列明运输在途、运输短缺、运输损坏的货物，只有经分公司确认收到的货物，物流管理部方可交营销财务部开具相应销售f.a票；未经分公司财务确认的总公司发货数，物流管理部不得转交营销财务部开具发票。

十一、运作监督和违规责任

营销财务部财务支持科具体负责分公司日常运作监督和分公司财务审计，分公司财务审计一年不少于两次。

分公司财务主管为分公司财务规范化运作第.一责任人，对于发现的分公司违规操作需承担相应管理责任，由责任及时汇报分公司财务运作情况。

对于分公司违规操作，分公司相关责任人（直接责任人及相关管理人员）将承担如下责任：

性质不严重且未造成公司损失的；公司将处以一定的经济扣罚和行政处分；

性质严重且造成公司损失的，公司将要求其赔偿损失和处以行政处分（例：开除）；构成犯罪的（如侵占资金或货物超过一定数额），坚决移交司法机关处理。

第三章：收款发货流程

一、总则：

1、分公司必须恪守“现款现货“的原则发货，对于有信用额度的客户，必须确保赊货金额控制在信用额度之内。

2、发货计划采用“多批次、少批量”的发货方式，加快货源的分流速度，避免中转仓或商业库存的沉积。

3、根据物流管理部提供的配车标准，分公司客户服务专员应合理制定客户的发货计划，以满足配车要求。

二、分公司收款发货至客户流程（现款现货）